Koszty w JDG 2026: co można wrzucić w koszty (i czego nie)

Definicja kosztu — trzy warunki

Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT definiuje koszt jako wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Z tego wynikają trzy praktyczne warunki: związek z działalnością, właściwa dokumentacja i brak wydatku na liście wyłączeń z art. 23.

Wszystkie trzy muszą być spełnione jednocześnie. Nawet prawdziwy wydatek firmowy nie będzie kosztem, jeśli jest wymieniony w art. 23 albo nie masz dowodu jego poniesienia.

Typowe koszty w JDG

Poniższe pozycje najczęściej trafiają do kosztów, o ile realnie służą Twojej działalności i są udokumentowane. Sam fakt zakupu nie wystarcza — liczy się związek z przychodem.

• Sprzęt: komputer, telefon, monitor, drukarka, meble biurowe (powyżej progu — przez amortyzację).
• Oprogramowanie i usługi SaaS, hosting, domeny, narzędzia chmurowe.
• Telefon i internet — w części służącej działalności.
• Biuro, coworking lub część mieszkania wykorzystywana na firmę.
• Szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje związane z działalnością.
• Marketing, reklama, materiały i usługi księgowe.
• Podróże służbowe: bilety, noclegi (poza wydatkami o charakterze reprezentacji).
• Zapłacone składki społeczne ZUS (odliczane w kosztach lub od dochodu).

Laptop i próg 10 000 zł: najpierw wartość i okres używania

Próg 10 000 zł dotyczy wartości początkowej, a nie samej ceny z reklamy. Nieodliczony VAT i wydatki związane z nabyciem mogą ją powiększać. Środek trwały musi być m.in. kompletny, zdatny do użytku i przewidywany do używania dłużej niż rok. Samo przekroczenie ceny nie rozstrzyga całej kwalifikacji.

Przy spełnionych warunkach i wartości do 10 000 zł można ująć wydatek bezpośrednio w kosztach w miesiącu oddania do używania albo wybrać dopuszczalną amortyzację. Dla wyższej wartości sprawdź zwykłe lub szczególne zasady odpisów. Jednorazowe odpisy dla małych podatników i nowych fabrycznie składników mają własne katalogi oraz ograniczenia — nie obejmują każdego zakupu.

Przykład: laptop 9 500 zł netto + 2 185 zł VAT, bez dodatkowych kosztów nabycia, plan używania trzy lata. Przy pełnym odliczeniu VAT wartość to 9 500 zł. Bez prawa do odliczenia: 11 685 zł. Różnicę powoduje prawo do odliczenia, nie sam status „VAT czynny”.

Biuro w domu i telefon — proporcja na przykładzie

Jeśli pracujesz w mieszkaniu, część czynszu i mediów możesz zaliczyć do kosztów proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na działalność. Proporcję ustal rozsądnie i udokumentuj sposób jej wyliczenia — najprościej metrażem.

Przykład: mieszkanie 60 m², z czego 12 m² zajmuje pokój używany wyłącznie jako gabinet. Proporcja wynosi 20%. Przy czynszu i mediach 2 500 zł miesięcznie do kosztów trafia 500 zł, czyli 6 000 zł rocznie. Przy podatku liniowym 19% oznacza to 1 140 zł mniej podatku w skali roku.

Uwaga na granicę, która bywa myląca: proporcjonalne rozliczanie czynszu i mediów to jedno, a amortyzacja samego lokalu mieszkalnego to co innego — tej drugiej przepisy nie dopuszczają. Wynajmowane mieszkanie i własne mieszkanie traktuj więc pod tym względem różnie.

Podobnie telefon i internet używane prywatnie i służbowo rozliczasz w części firmowej. Organy kwestionują zawyżone proporcje bez uzasadnienia — trzymaj się realnego zakresu użycia i zapisz, skąd wzięła się liczba.

Samochód — osobne, restrykcyjne zasady

Samochód rządzi się własnymi limitami. Prywatne auto używane do działalności to 20% wydatków eksploatacyjnych, auto firmowe w użytku mieszanym — 75%. Do tego dochodzi limit wartości pojazdu (100 000 / 150 000 / 225 000 zł według emisji CO₂ od 2026 r.).

To jeden z najczęściej mylonych obszarów kosztów. Szczegóły, w tym zmiany w leasingu od 2026 r.: Samochód w firmie 2026: nowy limit 100 000 zł, leasing i VAT.

Czego nie zaliczysz (art. 23)

Art. 23 wymienia wydatki, których nie zaliczysz do kosztów, nawet jeśli faktycznie je poniosłeś. To najczęstsze źródło korekt po kontroli.

• Koszty reprezentacji. Nie każdy posiłek z kontrahentem jest automatycznie reprezentacją; potrzebna jest ocena celu i okoliczności wydatku.
• Wydatki o charakterze prywatnym, bez związku z działalnością.
• Grzywny, odsetki budżetowe i ustawowo wymienione kary/odszkodowania, m.in. za wady towarów lub usług. Nie każda kara umowna jest objęta tym samym wyłączeniem.
• Część wydatków na samochód osobowy ponad ustawowe limity.
• Podatek dochodowy samego przedsiębiorcy.

Dokumentacja i 5 lat przechowywania

Każdy koszt wymaga właściwego dowodu księgowego. Potwierdzenie zapłaty jest dodatkowo potrzebne tam, gdzie przepisy uzależniają potrącenie od zapłaty, np. przy kasowym PIT lub składkach; niezapłacona faktura nie jest zawsze wykluczona z kosztów. Koszty ujmujesz na bieżąco w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR).

Dokumentację przechowuj co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Brak dowodu w praktyce oznacza brak kosztu, jeśli organ go zakwestionuje.

Wątpliwy koszt? Interpretacja, nie forum

Przy nietypowym wydatku (na granicy prywatnego i firmowego, drogim sprzęcie, wydatku „na wszelki wypadek”) nie opieraj się na anegdotach z internetu. Możesz wystąpić o interpretację indywidualną albo sprawdzić już wydane interpretacje KAS.

Ciężar wykazania związku wydatku z przychodem leży po Twojej stronie. Im mniej oczywisty koszt, tym ważniejsze uzasadnienie i dokumentacja.

Kiedy sporny koszt wymaga księgowego

• Wydatek na granicy prywatnego i firmowego (np. sprzęt używany też w domu).
• Biuro w mieszkaniu i ustalenie proporcji kosztów.
• Samochód, leasing i limity wartości pojazdu.
• Amortyzacja droższego sprzętu i środków trwałych.
• Wątpliwość, czy dany wydatek nie jest wyłączony z art. 23.

Karta oceny kosztu — trzy własne przykłady