Koszty w JDG 2026: co można wrzucić w koszty (i czego nie)

Definicja kosztu — trzy warunki

Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT definiuje koszt jako wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Z tego wynikają trzy praktyczne warunki: związek z działalnością, właściwa dokumentacja i brak wydatku na liście wyłączeń z art. 23.

Wszystkie trzy muszą być spełnione jednocześnie. Nawet prawdziwy wydatek firmowy nie będzie kosztem, jeśli jest wymieniony w art. 23 albo nie masz dowodu jego poniesienia.

Typowe koszty w JDG

Poniższe pozycje najczęściej trafiają do kosztów, o ile realnie służą Twojej działalności i są udokumentowane. Sam fakt zakupu nie wystarcza — liczy się związek z przychodem.

• Sprzęt: komputer, telefon, monitor, drukarka, meble biurowe (powyżej progu — przez amortyzację).
• Oprogramowanie i usługi SaaS, hosting, domeny, narzędzia chmurowe.
• Telefon i internet — w części służącej działalności.
• Biuro, coworking lub część mieszkania wykorzystywana na firmę.
• Szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje związane z działalnością.
• Marketing, reklama, materiały i usługi księgowe.
• Podróże służbowe: bilety, noclegi (poza wydatkami o charakterze reprezentacji).
• Zapłacone składki społeczne ZUS (odliczane w kosztach lub od dochodu).

Próg 10 000 zł: kiedy laptop jest kosztem od razu

To pytanie wraca przy każdym większym zakupie, a odpowiedź jest konkretna. Granicą jest wartość początkowa 10 000 zł. Do tej kwoty włącznie wydatek trafia do kosztów jednorazowo — w miesiącu oddania sprzętu do używania albo w następnym. Powyżej 10 000 zł składnik wpisujesz do ewidencji środków trwałych i amortyzujesz.

Istotny szczegół dla firm bez VAT: wartość początkową liczysz z podatkiem, którego nie odliczasz. Podatnik VAT czynny patrzy na kwotę netto, a zwolniony podmiotowo — na brutto. Laptop za 9 500 zł netto to dla podatnika VAT koszt jednorazowy, a dla zwolnionego z VAT już 11 685 zł brutto, czyli środek trwały do amortyzacji.

Powyżej progu nie zawsze czeka Cię jednak rozłożenie na lata. Ustawa przewiduje jeszcze dwie ścieżki jednorazowego odpisu, o różnych warunkach.

• Do 10 000 zł — bez dodatkowych warunków, dostępne dla każdego przedsiębiorcy.
• Mały podatnik — jednorazowy odpis do równowartości 50 000 euro rocznie, w 2026 r. 213 000 zł; stanowi pomoc de minimis.
• Fabrycznie nowe środki trwałe — jednorazowo do 100 000 zł w roku podatkowym.

Biuro w domu i telefon — proporcja na przykładzie

Jeśli pracujesz w mieszkaniu, część czynszu i mediów możesz zaliczyć do kosztów proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na działalność. Proporcję ustal rozsądnie i udokumentuj sposób jej wyliczenia — najprościej metrażem.

Przykład: mieszkanie 60 m², z czego 12 m² zajmuje pokój używany wyłącznie jako gabinet. Proporcja wynosi 20%. Przy czynszu i mediach 2 500 zł miesięcznie do kosztów trafia 500 zł, czyli 6 000 zł rocznie. Przy podatku liniowym 19% oznacza to 1 140 zł mniej podatku w skali roku.

Uwaga na granicę, która bywa myląca: proporcjonalne rozliczanie czynszu i mediów to jedno, a amortyzacja samego lokalu mieszkalnego to co innego — tej drugiej przepisy nie dopuszczają. Wynajmowane mieszkanie i własne mieszkanie traktuj więc pod tym względem różnie.

Podobnie telefon i internet używane prywatnie i służbowo rozliczasz w części firmowej. Organy kwestionują zawyżone proporcje bez uzasadnienia — trzymaj się realnego zakresu użycia i zapisz, skąd wzięła się liczba.

Samochód — osobne, restrykcyjne zasady

Samochód rządzi się własnymi limitami. Prywatne auto używane do działalności to 20% wydatków eksploatacyjnych, auto firmowe w użytku mieszanym — 75%. Do tego dochodzi limit wartości pojazdu (100 000 / 150 000 / 225 000 zł według emisji CO₂ od 2026 r.).

To jeden z najczęściej mylonych obszarów kosztów. Szczegóły, w tym zmiany w leasingu od 2026 r.: /artykuly/samochod-leasing-jdg-2026.

Czego nie zaliczysz (art. 23)

Art. 23 wymienia wydatki, których nie zaliczysz do kosztów, nawet jeśli faktycznie je poniosłeś. To najczęstsze źródło korekt po kontroli.

• Koszty reprezentacji, w szczególności gastronomia i zakup napojów, w tym alkoholu.
• Wydatki o charakterze prywatnym, bez związku z działalnością.
• Kary umowne, grzywny i odsetki budżetowe (np. od zaległości podatkowych).
• Część wydatków na samochód osobowy ponad ustawowe limity.
• Podatek dochodowy samego przedsiębiorcy.

Dokumentacja i 5 lat przechowywania

Każdy koszt musi mieć dowód: fakturę, rachunek albo inny dokument księgowy wraz z potwierdzeniem zapłaty. Koszty ujmujesz na bieżąco w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR).

Dokumentację przechowuj co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Brak dowodu w praktyce oznacza brak kosztu, jeśli organ go zakwestionuje.

Wątpliwy koszt? Interpretacja, nie forum

Przy nietypowym wydatku (na granicy prywatnego i firmowego, drogim sprzęcie, wydatku „na wszelki wypadek”) nie opieraj się na anegdotach z internetu. Możesz wystąpić o interpretację indywidualną albo sprawdzić już wydane interpretacje KAS.

Ciężar wykazania związku wydatku z przychodem leży po Twojej stronie. Im mniej oczywisty koszt, tym ważniejsze uzasadnienie i dokumentacja.

Kiedy sporny koszt wymaga księgowego

• Wydatek na granicy prywatnego i firmowego (np. sprzęt używany też w domu).
• Biuro w mieszkaniu i ustalenie proporcji kosztów.
• Samochód, leasing i limity wartości pojazdu.
• Amortyzacja droższego sprzętu i środków trwałych.
• Wątpliwość, czy dany wydatek nie jest wyłączony z art. 23.