Klient nie zapłacił — odsetki i rekompensata 40, 70 albo 100 euro

Dwa różne roszczenia, nie jedno

Przy spóźnionej fakturze między firmami przysługują dwie odrębne rzeczy i to jest sedno tematu. Pierwsza to odsetki za opóźnienie, liczone za każdy dzień zwłoki. Druga to ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności — stała kwota w euro, niezależna od tego, jak długo trwa opóźnienie.

Większość jednoosobowych firm dochodzi co najwyżej tej pierwszej, a najczęściej nie dochodzi żadnej. Tymczasem przy krótkich opóźnieniach i mniejszych fakturach to właśnie rekompensata jest kwotą, która realnie robi różnicę — bywa kilkakrotnie wyższa od odsetek.

Oba roszczenia dotyczą transakcji handlowych, czyli odpłatnej dostawy towaru lub świadczenia usługi między przedsiębiorcami. Sprzedaż konsumentowi rządzi się innymi zasadami i tego artykułu nie dotyczy.

Odsetki: 13,75% i skąd się bierze ta liczba

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych. Gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, dodaje się 8 punktów zamiast 10.

Stawki nie zmieniają się z każdą decyzją Rady Polityki Pieniężnej. Ustala się je dwa razy w roku: dla pierwszego półrocza według stopy z 1 stycznia, dla drugiego według stopy z 1 lipca. Dzięki temu przez pół roku liczysz po jednej, stałej stawce.

W drugim półroczu 2026 r. daje to 13,75% rocznie (11,75% dla publicznych podmiotów leczniczych). W pierwszym półroczu było to odpowiednio 14% i 12%. Jeżeli opóźnienie przechodzi przez 1 lipca, odsetki za dni przed tą datą liczysz po starej stawce, a za dni po niej — po nowej.

Prawo do odsetek powstaje samo, bez wezwania, o ile spełniłeś swoje świadczenie i nie dostałeś zapłaty w terminie.

Rekompensata: trzy progi, jedna faktura

Wysokość rekompensaty zależy wyłącznie od wartości świadczenia pieniężnego, a nie od długości opóźnienia ani od tego, ile wysiłku włożyłeś w odzyskanie pieniędzy.

• 40 euro — gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł.
• 70 euro — gdy wartość jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł.
• 100 euro — gdy wartość jest równa 50 000 zł lub wyższa.

Ile to jest w złotych — trzy policzone przykłady

Poniżej ta sama arytmetyka na trzech typowych sytuacjach, przy stawce 13,75% i przykładowym kursie euro 4,25 zł. Kurs bierz zawsze z właściwego dnia — o tym niżej — więc traktuj te kwoty jako ilustrację metody, nie jako gotowy wynik.

Wniosek, który zmienia praktykę małej firmy

Zestaw te trzy wiersze obok siebie. Przy fakturze na 4 000 zł spóźnionej o dwa tygodnie odsetki to 21,10 zł — kwota, dla której nikt nie napisze nawet maila. Rekompensata w tej samej sytuacji to 170 zł, czyli osiem razy tyle, i należy się automatycznie.

Proporcja odwraca się dopiero przy dużych kwotach i długich opóźnieniach: przy 80 000 zł i trzech miesiącach zwłoki odsetki są już sześciokrotnie wyższe od rekompensaty.

Praktyczny wniosek jest taki, że im mniejsza firma i im krótsze opóźnienia, tym większa część należnej kwoty leży właśnie w rekompensacie — i tym częściej jest po prostu nieodebrana. Rekompensata przysługuje od każdej opóźnionej transakcji osobno, więc przy kontrahencie płacącym regularnie po terminie kwoty potrafią się kumulować.

Kurs euro: inna data niż przy fakturze walutowej

Tu popełnia się najwięcej błędów, bo w obrocie funkcjonują dwie różne reguły kursowe i obie brzmią podobnie.

Rekompensatę przeliczasz według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Liczy się więc miesiąc wymagalności, a punktem odniesienia jest koniec miesiąca przed nim.

To co innego niż przeliczanie samej faktury wystawionej w walucie obcej, gdzie bierze się kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Kurs z konkretnego dnia wraz z numerem tabeli sprawdzisz w /narzedzia/kurs-nbp-do-faktury — zwróć tylko uwagę, którą z dwóch dat wpisujesz.

Jak to ująć w rozliczeniu

Odsetek naliczonych, ale nieotrzymanych, nie wykazujesz jako przychodu. Przychód powstaje dopiero z chwilą ich faktycznego otrzymania — dlatego samo doliczenie odsetek do wezwania nie tworzy jeszcze obowiązku podatkowego.

Rekompensata nie jest wynagrodzeniem za dostawę ani za usługę, więc nie dokumentuje się jej fakturą i nie dolicza się do niej VAT. W praktyce wzywa się do jej zapłaty notą obciążeniową.

Jeżeli należność ostatecznie nie zostanie zapłacona, osobnym tematem pozostaje ulga na złe długi w VAT i w podatku dochodowym. Ma własne terminy i warunki, których ten artykuł nie obejmuje.