Odsetki i rekompensata za opóźnienie: jak przygotować wyliczenie B2B

Najpierw sprawdź podstawę roszczenia

Poradnik dotyczy opóźnień w transakcjach handlowych objętych ustawą, przede wszystkim odpłatnych dostaw i usług B2B. Nie przenoś tych stawek i rekompensat na sprzedaż konsumentowi. Osobno rozpatruje się m.in. wyłączenia ustawowe, upadłość lub restrukturyzację oraz spór, czy świadczenie zostało wykonane.

Zbuduj teczkę z umowy lub zamówienia, dowodu wykonania, faktury, dowodu doręczenia i historii wpłat. Dodatkowe wezwanie nie jest co do zasady warunkiem powstania ustawowego roszczenia, ale czytelne wyliczenie pozwala drugiej stronie je sprawdzić.

Odsetki licz od salda i dla właściwego okresu

Schemat rachunku: niezapłacony kapitał × roczna stopa odsetek × liczba dni / 365. Przy częściowej wpłacie podziel okres na odcinki, zamiast naliczać odsetki od całej faktury po zapłacie części należności. Sprawdź także sposób zaliczenia wpłaty.

Stopa odsetek handlowych wynika z zasad ustawowych i obwieszczenia dla danego półrocza. Publiczny podmiot leczniczy ma odrębny wariant stawki. Jeżeli opóźnienie przechodzi przez granicę półrocza, sprawdź stopę w obu okresach. Data dzisiejszego obliczenia nie zmienia stawki właściwej dla wcześniejszych dni.

Trzy kontrolne rachunki

Poniższa tabela jest przykładem metody, nie tabelą stawek urzędowych: zakładamy stopę 13,75% rocznie, brak częściowych wpłat oraz przykładowy kurs 4,25 zł/EUR. Do rzeczywistego wezwania wstaw stopę z właściwego obwieszczenia i rzeczywisty kurs z wymaganej daty. Kwoty dodatkowe nie zawierają należności głównej.

Kurs euro: nie z dnia wystawienia wezwania

Dla rekompensaty bierze się średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Zapisz datę i numer tabeli. Dzięki temu po dwóch miesiącach nadal będzie wiadomo, skąd pochodzi przeliczenie.

Przykład: należność staje się wymagalna w październiku, wezwanie wysyłasz w grudniu. Punktem odniesienia pozostaje ostatni dzień roboczy września, nie kurs grudniowy. Przykładowe 4,25 z naszej tabeli nie jest kursem do użycia bez sprawdzenia.

Jedna transakcja, kilka faktur i raty

Ustawa wiąże rekompensatę z transakcją handlową i osobno reguluje umownie uzgodnione części świadczenia. Rozbicie jednego rozliczenia na kilka dokumentów nie uzasadnia samo w sobie mnożenia rekompensat. Przy okresowych usługach przeczytaj umowę: może wskazywać odrębne świadczenia, okresy rozliczeniowe albo raty jednej ceny.

Praktyczny test: obok każdej faktury wpisz numer zamówienia lub umowy, przedmiot świadczenia i klauzulę wyznaczającą termin płatności. Jeśli nie potrafisz wyjaśnić, dlaczego dwa wiersze stanowią dwa uprawnienia, nie automatyzuj naliczania. W spornym przypadku przedstaw dokumenty prawnikowi.

Karta do wezwania do zapłaty

To szkielet zestawienia, nie gotowy pozew. Oddziel kapitał od dodatków i nie wystawiaj automatycznie nowej faktury sprzedażowej za ustawowe odsetki. Sposób ujęcia księgowego uzgodnij z księgowością.

• Należność główna: […] zł; dokument: […]; transakcja lub zamówienie: […].
• Termin płatności i podstawa jego ustalenia: […]; wykonanie i doręczenie potwierdza: […].
• Wpłaty i ich zaliczenie: […]; saldo, od którego naliczono odsetki: […].
• Okres odsetkowy: […]; liczba dni: […]; roczna stopa i źródło: […]; odsetki: […] zł.
• Rekompensata: […] EUR; tabela NBP z dnia […]; kurs: […]; wynik: […] zł.
• Suma żądana na dzień […]: […] zł; rachunek i termin dobrowolnego rozliczenia: […].