VAT-9M: jak rozliczyć import usług, reklamy i SaaS z zagranicy

1. Otwórz dokument i ustal, co rzeczywiście kupiono

Sprawdź podmiot wystawiający fakturę, kraj, numer podatkowy i usługę — nie samo logo aplikacji. Poradnik dotyczy polskiej JDG zwolnionej z VAT i typowego zakupu B2B z art. 28b od zagranicznego podatnika bez polskiej siedziby ani uczestniczącego w transakcji polskiego stałego miejsca działalności. Nieruchomości, wstęp na wydarzenia, gastronomia i zakupy prywatne wymagają odrębnych reguł.

Przejdź przez wybór formularza i danych poniżej. Gdy masz już ustalone VAT-9M, okres, stawkę i podstawy PLN, przejdź do pomocniczej karty miesiąca (Oblicz pomocniczą kartę VAT-9M). Arkusz wykonuje rachunek; nie kwalifikuje transakcji ani nie składa deklaracji.

Wybierz rozliczenie, zanim zaczniesz wypełniać formularz

Rejestracja przed zakupem: sprawdź VAT-UE

Nieczynny podatnik VAT nabywający usługi art. 28b stanowiące import zgłasza VAT-UE przed nabyciem. Art. 97 ust. 3 pkt 1 może objąć także dostawcę z USA, nie tylko UE. VAT-R rejestruje; samego zakupu nie wykazujesz w informacji VAT-UE. Rejestracja nie odbiera krajowego zwolnienia. Szczegóły i przykład miesiąca: VAT-UE dla zwolnionych (VAT-UE przy zwolnieniu z VAT: rejestracja i miesięczne rozliczenie usług).

• Uzupełnij wymagane dane firmowe i NIP z prefiksem PL u dostawcy; zachowaj potwierdzenie rejestracji oraz faktury.
• Jeżeli zakupy już trwały, odtwórz miesiące: późniejsza rejestracja nie przesuwa historycznego obowiązku.

Data, podstawa i stawka — trzy decyzje przed liczeniem

Najpierw ustal moment obowiązku podatkowego według art. 19a: znaczenie może mieć wykonanie usługi, koniec uzgodnionego okresu rozliczeniowego albo wcześniejsza zapłata. Data pobrania faktury z panelu nie jest automatycznie właściwą datą rozliczenia.

Dla waluty obcej podstawowa reguła art. 31a ust. 1 korzysta z kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego; ustawa dopuszcza także określone alternatywy. Nie wybieraj kursu banku tylko dlatego, że odpowiada obciążeniu karty. Art. 31a zawiera również regułę wcześniejszego wystawienia faktury oraz możliwość stosowania wybranej metody dochodowej. W imporcie usług nie wolno automatycznie uznać daty dokumentu wystawionego przez zagranicznego dostawcę za podstawę zastosowania wyjątku dla faktury wystawianej przez podatnika. Ustal, która reguła rzeczywiście dotyczy Twojej sytuacji.

Zastosuj polską stawkę właściwą dla usługi. W przykładzie przyjmujemy zwykłą usługę reklamową ze stawką 23%; nie twierdzimy, że każdy import usług ma tę stawkę. Zagraniczny VAT na błędnie wystawionej fakturze wymaga wyjaśnienia i ewentualnej korekty — nie jest dowodem, że polski import znika.

Przykład: 250 EUR i różnica między obliczeniem a deklaracją

Przykład hipotetyczny, nie faktura Google: JDG zwolniona, bez VAT-8/JPK_V7, kupuje reklamę ze stawką 23%. Przyjmujemy wyłącznie do rachunku kurs 4,2500 zł/EUR, bez przypisywania go do rzeczywistego dnia. To jedyna transakcja w miesiącu, bez pozostałych nabyć i art. 108d.

• Nie obliczaj VAT ponownie od zaokrąglonej podstawy 1 063 zł. Art. 63 § 1 przewiduje próg 50 groszy przy zaokrągleniu do złotych.
• VAT-9M(11) oddziela import w polach 10/11 od usług art. 28b od podatników podatku od wartości dodanej w 12/13. Sumuj we właściwej grupie; nie zaokrąglaj każdej faktury do złotego przed sumowaniem. Pole 18 dodaje już zaokrąglone pola podatku.
• Karta VAT-9M (Oblicz pomocniczą kartę VAT-9M) pokazuje te grupy oraz dokładny iloczyn bez pośredniego zaokrąglenia do groszy. To jawny model pomocniczy: ewentualną różnicę z metodą Twojej ewidencji wyjaśnij przed przepisaniem kwot. Urzędowy formularz pobierz z MF (Aktualne formularze VAT, w tym VAT-9M (11)).

Dodaj nieodliczony podatek do budżetu zakupu

Model: usługi za 2 000 zł miesięcznie ze stawką 23%, wykorzystywane wyłącznie do krajowej sprzedaży zwolnionej, dają 460 zł nieodliczonego VAT miesięcznie, czyli 5 520 zł za dwanaście identycznych miesięcy. Nie uogólniaj tego na każdą firmę: prawo do odliczenia zależy od wykorzystania zakupu i ograniczeń ustawowych. Rozliczenie w PIT jest osobne; na ryczałcie koszt zakupu nie pomniejsza podstawy jak w podatku od dochodu.

Miesięczna karta rozliczenia — skopiuj pola do swojej ewidencji

VAT-9M składasz elektronicznie. Samo przygotowanie lub wysłanie pliku nie wystarcza: sprawdź jego przyjęcie i zachowaj UPO. Zapłata podatku to osobny krok. Za miesiąc bez zdarzeń objętych obowiązkiem VAT-9M nie wysyłasz deklaracji wyłącznie dlatego, że wcześniej kupowałeś abonament.

Faktury historyczne i błędy dostawcy

• Faktura z zagranicznym VAT: ustal status zakupu i poproś o korektę danych/rozliczenia, jeśli podatek pobrano nieprawidłowo. Nie odejmuj go samowolnie od polskiego VAT.
• Brak faktury: zbierz umowę, okres wykonania i potwierdzenie płatności; brak dokumentu nie przesądza o braku obowiązku.
• Nieujawnione stare zakupy: sporządź listę według miesięcy, ustal zaległe deklaracje, wpłatę i odsetki z księgowością. Nie obiecujemy, że jeden uniwersalny czynny żal rozwiąże każdą sytuację.
• KSeF: zagranicznej faktury zakupowej nie traktuj jak własnej faktury sprzedaży. Polski system nie zastępuje rozliczenia importu.
• Licencje, płatności za prawa i inne usługi zagraniczne mogą wymagać osobnej analizy WHT. Ten poradnik nie rozstrzyga podatku u źródła.