Faktura bez VAT: wymagane dane, wzór i KSeF w 2026 r.

Najpierw rozpoznaj, dlaczego na dokumencie nie ma podatku

Ten artykuł skupia się na krajowej sprzedaży zwolnionej podmiotowo. Dla zagranicznego klienta wykorzystaj osobny przewodnik faktury za usługę B2B (Faktura za usługę dla firmy z UE, Wielkiej Brytanii lub USA: od umowy do rozliczenia).

Obowiązek wystawienia i termin na żądanie

Przy sprzedaży zwolnionej podstawą obowiązku może być żądanie kupującego. Art. 106b ust. 3 obejmuje żądanie zgłoszone w ciągu trzech miesięcy liczonych od końca miesiąca dostawy, wykonania usługi albo otrzymania całości lub części zapłaty. Dotyczy to również sprzedaży zwolnionej dla firmy, nie tylko konsumenta.

Jeżeli żądanie wpłynęło do końca miesiąca sprzedaży, stosuje się zasadniczo termin do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli zostało zgłoszone później, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia od żądania. Po ustawowym terminie żądania można nadal wystawić dokument dobrowolnie.

KSeF odpowiada na inne pytanie: jak wystawić dokument, który wystawiasz obowiązkowo lub dobrowolnie. Nie wolno zamieniać tego w twierdzenie, że od 1 kwietnia każdy zwolniony musi dokumentować fakturą każdą sprzedaż B2B niezależnie od art. 106b.

Dane faktury z art. 113 po zmianach z lutego 2026

Podstawą węższego zakresu jest § 3 pkt 3 rozporządzenia z 29 października 2021 r. Od 1 lutego 2026 r. trzeba czytać go wraz z nowymi literami ca–cd dodanymi w pkt 1. Sam stary wykaz „nazwa, adres, kwota” pomija zmienione wymagania identyfikacyjne.

• Data wystawienia oraz kolejny numer identyfikujący fakturę.
• Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
• Nazwa towaru lub usługi, ilość/miara albo zakres wykonanej usługi, cena jednostkowa i należność ogółem.
• Identyfikator podatkowy nabywcy właściwy dla jego statusu: w typowej krajowej transakcji B2B NIP. Dla konsumenta nie wymyślaj NIP; procedura SME ma odrębny identyfikator.
• W fakturze ustrukturyzowanej i wskazanych ustawowo trybach offline — identyfikator podatkowy sprzedawcy; gdy nie jest zarejestrowany na potrzeby VAT, jego NIP.
• Dane użyteczne operacyjnie: data wykonania, termin płatności, numer rachunku i odniesienie do zamówienia. Nie wszystkie są elementami minimalnego zakresu z § 3 pkt 3.

Podstawa zwolnienia: dobry opis nie zawsze jest wymogiem

Dla art. 113 ust. 1 i 9 rozporządzenie odsyła do pkt 1 lit. a–g, a nie do lit. h zawierającej podstawę zwolnienia. Dlatego jej brak nie jest automatycznie błędem takiej faktury. Dla jasności można wpisać odpowiedni przepis, ale nie należy przedstawiać dobrowolnego dodatku jako uniwersalnego obowiązku.

Przy innych zwolnieniach wymagania są odmienne. Przykładowo zakres z § 3 pkt 1 obejmuje wskazanie podstawy, natomiast pkt 2 dla określonych usług finansowych i ubezpieczeniowych przewiduje własny zestaw danych. Nie przenoś jednej odpowiedzi na wszystkie faktury „bez VAT”.

W aplikacji KSeF wybierz rzeczywisty rodzaj zwolnienia i uzupełnij pola wymagane przez strukturę oraz wybrany scenariusz. Wymaganie techniczne konkretnego programu nie dowodzi, że każdy papierowy dokument z art. 113 ma taki sam minimalny zestaw pól.

Przykład danych faktury — krajowa usługa wykonawcza

Przykład hipotetyczny: podatnik kontynuuje działalność, prawidłowo korzysta z art. 113 ust. 1 i wykonuje krajową usługę, która nie wyłącza tego zwolnienia. Dane w nawiasach należy zastąpić prawdziwymi; to lista pól, nie dokument do wysłania bez uzupełnienia.

Nie wpisuj 23% z kwotą VAT równą zero ani stawki 0%, jeśli sprzedaż korzysta ze zwolnienia. Nie dodawaj adnotacji reverse charge do zwykłej krajowej sprzedaży z art. 113.

KSeF: limit 10 000 zł i konsument to różne wyjątki

Dla większości pozostałych podatników obowiązek wystawiania faktur objętych systemem rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r. Zwolnienie z VAT nie stanowi samoistnego wyłączenia. Do końca 2026 r. działa jednak ułatwienie dla faktur objętych obowiązkiem, jeśli ich miesięczna wartość sprzedaży z podatkiem nie przekracza 10 000 zł. Trzeba sprawdzić także inne ustawowe wyłączenia.

Przykład: przedsiębiorca uprawniony do ułatwienia wystawił w miesiącu faktury objęte limitem na 7 000 zł. Następna na 3 000 zł daje dokładnie 10 000 zł. Kolejna na 500 zł przekracza limit — już ta faktura musi być wystawiona w KSeF, a obowiązek obejmuje następne faktury objęte systemem. Nie odkłada się go na następny miesiąc ani nie wraca do ułatwienia tylko dlatego, że kolejny miesiąc jest słabszy.

Faktury dla konsumentów są odrębnym przypadkiem: można je wystawiać w KSeF dobrowolnie. Nie wliczaj automatycznie wszystkich dokumentów B2C do limitu faktur, które podlegają obowiązkowemu KSeF. Dokładny zakres omawia poradnik limitu 10 000 zł (Limit KSeF 10 000 zł w 2026: jak liczyć i co zmienia 2027 rok).

Kontrola przed wysłaniem

• Czy nadal masz prawo do wskazanego zwolnienia i czy ta czynność nie przekracza limitu?
• Czy ustaliłeś, kto faktycznie jest nabywcą: firma czy konsument?
• Czy dane i NIP pochodzą od właściwego podmiotu, a nie tylko od osoby kontaktowej?
• Czy rozróżniasz zwolnienie, stawkę 0% i brak opodatkowania w Polsce?
• Czy ustaliłeś obowiązek KSeF i sprawdziłeś przyjęcie dokumentu, jeśli wysyłasz go do systemu?
• Czy zachowałeś zamówienie, dowód wykonania usługi i informację o uzgodnionej płatności?