KSeF a faktura B2C i kontrahent zagraniczny: PDF oraz kod QR

B2C i klient zagraniczny — dwie różne sytuacje

W obu przypadkach nabywca co do zasady nie odbiera faktury tak jak krajowa firma identyfikowana NIP-em. Dlatego dokument trzeba mu przekazać w sposób uzgodniony, np. e-mailem jako PDF albo na papierze. Różnica dotyczy tego, czy samo wystawienie w KSeF jest obowiązkowe.

Faktura B2C w KSeF jest dobrowolna

Sprzedawca może wystawić fakturę konsumencką poza KSeF w dotychczasowej formie. Może też dobrowolnie użyć systemu, na przykład aby zachować jeden proces fakturowania w programie.

Jeżeli wybierzesz KSeF, konsument nie musi mieć konta w systemie. Musisz zapewnić mu dostęp do faktury przez przekazanie dokumentu lub danych umożliwiających pobranie, w tym właściwego kodu QR.

Faktura dla kontrahenta zagranicznego

KSeF służy do wystawiania faktur na podstawie polskich przepisów, także na rzecz zagranicznych kontrahentów. Najpierw ustal prawidłowe zasady VAT dla transakcji — miejsce świadczenia, WDT, eksport albo inną procedurę — a dopiero potem kanał wystawienia.

Jeżeli faktura podlega KSeF, wysyłasz ją do systemu, ale zagraniczny nabywca otrzymuje dokument w uzgodnionej postaci poza KSeF. MF potwierdza, że przekazany PDF lub wydruk z kodem QR jest dla tego nabywcy fakturą.

Jak przekazać PDF lub wydruk

• Uzgodnij z nabywcą kanał i format — najczęściej PDF e-mailem lub dokument w portalu klienta.
• Jeżeli faktura ma już numer KSeF, przygotuj wizualizację z jednym kodem QR i oznaczeniem numeru KSeF.
• Jeżeli faktura została wystawiona offline i nie ma jeszcze numeru KSeF, wizualizacja dla konsumenta lub klienta zagranicznego musi zawierać dwa kody: „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”.
• Po wysłaniu offline prześlij fakturę do KSeF w wymaganym terminie i sprawdź jej przyjęcie.
• Zachowaj dowód faktycznego przekazania dokumentu nabywcy, zwłaszcza gdy ma znaczenie dla terminu płatności lub rozliczenia.

Jaki język może mieć faktura

W Aplikacji Podatnika dane wpisane po angielsku, np. nazwy usług lub towarów, są prezentowane w tym języku, ale nagłówki wizualizacji pozostają po polsku. Programy komercyjne zintegrowane z API mogą tworzyć wizualizacje polskie, obcojęzyczne lub dwujęzyczne.

Dla stałych klientów zagranicznych sprawdź więc przed wdrożeniem, czy Twój program potrafi przygotować czytelną wizualizację z poprawnym kodem QR, walutą, terminem płatności i danymi wymaganymi przez umowę.

Data otrzymania faktury

Dla krajowej firmy odbierającej fakturę w KSeF datą otrzymania jest co do zasady dzień nadania numeru KSeF. Przy konsumencie lub podatniku zagranicznym, któremu dokument przekazuje się poza systemem, datą otrzymania jest dzień faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę.

To kolejny powód, aby w procesie sprzedaży zapisywać datę wysyłki dokumentu poza KSeF i nie ograniczać się do samego statusu w systemie.

Wpływ na limit 10 000 zł

Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF, dlatego nie wlicza się ich do przejściowego limitu 10 000 zł miesięcznie. Przy fakturze dla kontrahenta zagranicznego trzeba natomiast sprawdzić, czy dokument należy do faktur objętych obowiązkowym KSeF — do limitu wchodzą wyłącznie takie faktury.

Pełne zasady obliczania progu i moment przejścia do systemu opisuje /artykuly/ksef-limit-10000-2026.

Checklista przed wysłaniem faktury

• Ustal status nabywcy: krajowy NIP, konsument czy podmiot zagraniczny.
• Sprawdź zasady VAT i czy dana faktura mieści się w obowiązkowym KSeF.
• Wybierz prawidłowy identyfikator i dane nabywcy w strukturze FA(3).
• Przygotuj uzgodnioną wizualizację w odpowiednim języku i z właściwym kodem lub kodami QR.
• Zapisz datę oraz sposób przekazania dokumentu poza KSeF.
• Przy offline24 potwierdź późniejsze nadanie numeru KSeF.