KSeF offline24 i kody QR: jak wystawić oraz wysłać fakturę
Jak działa offline24 w KSeF, kiedy fakturę trzeba przesłać do systemu, kiedy stosuje się jeden lub dwa kody QR oraz do czego potrzebny jest certyfikat typu 2.
Najważniejsze informacje
- Kto może skorzystać z offline24?
- Każdy podatnik. Tryb można stosować między innymi przy braku internetu, słabej jakości połączenia lub gdy nie chcesz czekać na przetworzenie dokumentu w trybie online.
- Do kiedy wysłać fakturę offline24 do KSeF?
- Niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Datą wystawienia pozostaje data wpisana w polu P_1 struktury FA(3).
- Kiedy faktura ma dwa kody QR?
- Gdy faktura offline bez numeru KSeF jest przekazywana poza systemem nabywcy wskazanemu w art. 106gb ust. 4, np. konsumentowi albo podmiotowi zagranicznemu. Kody mają oznaczenia „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
Co to jest tryb offline24
Offline24 pozwala utworzyć fakturę zgodną ze strukturą FA(3) bez jednoczesnego połączenia z KSeF. To legalny tryb wystawiania, a nie zwykły PDF przygotowany poza systemem. Dokument musi mieć dane i format pozwalające później przesłać go do KSeF.
Z trybu może korzystać każdy podatnik. Nie musisz czekać na oficjalny komunikat o awarii KSeF — taki komunikat dotyczy odrębnego trybu awaryjnego.
Offline24 krok po kroku
- W programie obsługującym KSeF wybierz tryb offline24 i utwórz fakturę w aktualnej strukturze FA(3).
- W polu P_1 wpisz rzeczywistą datę wystawienia. Ta data pozostaje datą faktury po późniejszym przesłaniu do systemu.
- Jeżeli nabywca musi otrzymać dokument poza KSeF, przygotuj właściwą wizualizację z wymaganym kodem lub kodami QR.
- Prześlij fakturę do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu.
- Sprawdź status wysyłki i numer KSeF. Odrzucony dokument popraw technicznie i wyślij ponownie w obowiązującym terminie.
- Po nadaniu numeru KSeF przechowuj powiązanie numeru własnego faktury z numerem systemowym.
Jeden czy dwa kody QR
| Sytuacja | Oznaczenie wizualizacji |
|---|---|
| Faktura online albo offline już przyjęta przez KSeF, używana poza systemem | Jeden kod QR z oznaczeniem numeru KSeF. |
| Faktura offline bez numeru KSeF, przekazywana poza systemem konsumentowi lub podmiotowi zagranicznemu | Dwa kody QR: „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”. |
| Krajowy nabywca z NIP, faktura nie ma jeszcze numeru KSeF | Można wydać potwierdzenie transakcji z dwoma kodami lub linkami. Potwierdzenie nie jest fakturą. |
Kod OFFLINE i kod CERTYFIKAT
Pierwszy kod pozwala uzyskać dostęp do faktury w KSeF i zweryfikować jej dane po przesłaniu dokumentu. Pod kodem znajduje się oznaczenie „OFFLINE”.
Drugi kod pozwala zweryfikować tożsamość wystawcy przed pojawieniem się faktury w systemie. Do jego wygenerowania potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2. Typ 1 służący do uwierzytelnienia nie zastępuje certyfikatu offline.
Potwierdzenie transakcji nie jest fakturą
Jeżeli krajowy nabywca z NIP potrzebuje dokumentu, zanim faktura otrzyma numer KSeF, sprzedawca może wydać potwierdzenie transakcji. Zawiera ono podstawowe dane stron, numer własny faktury, kwotę należności oraz dwa kody QR lub linki.
Potwierdzenie transakcji ma charakter biznesowo-techniczny i nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Nabywca uzyskuje właściwą fakturę po jej przyjęciu przez KSeF.
Offline24, niedostępność i awaria — nie myl terminów
Offline24 wybiera podatnik i wysyła dokument najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb niedostępności dotyczy komunikatu o problemie z KSeF, a tryb awaryjny — awarii ogłoszonej w BIP Ministerstwa Finansów i oprogramowaniu interfejsowym.
Dla awarii obowiązuje odrębny termin przesłania: do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Program powinien jednoznacznie rozróżniać tryby, ponieważ termin i podstawa ich użycia nie są takie same.
Korekty wystawione offline
Fakturę korygującą można wystawić w offline24 i również przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego. Gdy korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej offline, najpierw trzeba przesłać dokument pierwotny i uzyskać jego numer KSeF.
Dopiero potem wystaw korektę, wskazując numer KSeF faktury korygowanej. Szczegółową ścieżkę opisuje /artykuly/ksef-faktura-korygujaca-2026.
Checklista wdrożenia offline24
- Program tworzy poprawny plik FA(3) bez połączenia z internetem.
- Firma ma aktualny certyfikat KSeF typu 2 i potrafi wygenerować kod „CERTYFIKAT”.
- Wizualizacja po przesłaniu do KSeF zmienia oznaczenie na jeden kod z numerem KSeF.
- Osoba wystawiająca zna termin następnego dnia roboczego i sposób kontroli odrzuceń.
- Procedura rozróżnia offline24, niedostępność systemu i oficjalną awarię.
- Test obejmuje nabywcę krajowego z NIP oraz klienta zagranicznego lub B2C.
Oficjalne źródła
Publikacje urzędowe wykorzystane przy opracowaniu i kontroli artykułu.
- Tryb offline24 (otwiera się w nowej karcie)Ministerstwo Finansów — ksef.podatki.gov.pl · dostęp: 6 sierpnia 2026
- Kody weryfikujące QR (otwiera się w nowej karcie)Ministerstwo Finansów — ksef.podatki.gov.pl · dostęp: 6 sierpnia 2026
- Potwierdzenie transakcji (otwiera się w nowej karcie)Ministerstwo Finansów — ksef.podatki.gov.pl · dostęp: 6 sierpnia 2026
- Tryb awaryjny (otwiera się w nowej karcie)Ministerstwo Finansów — ksef.podatki.gov.pl · dostęp: 6 sierpnia 2026
Podstawa prawna:Ustawa o VAT — art. 106nda i art. 106gb ust. 4; przepisy wykonawcze dotyczące kodów weryfikujących; wyjaśnienia Ministerstwa Finansów o offline24 i potwierdzeniu transakcji.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy offline24 działa tylko podczas awarii KSeF?
- Nie. To tryb dostępny dla każdego podatnika niezależnie od ogłoszenia awarii. Oficjalna awaria KSeF uruchamia odrębne zasady i termin wysyłki.
- Czy PDF bez kodu QR jest poprawną fakturą offline24?
- Jeżeli fakturę przed nadaniem numeru KSeF przekazujesz poza systemem nabywcy wskazanemu w art. 106gb ust. 4, wizualizacja musi mieć dwa wymagane kody. Sam zwykły PDF ich nie zastępuje.
- Czy sobota liczy się jako następny dzień roboczy?
- Termin offline24 jest określony jako następny dzień roboczy. Przy kalendarzu świąt lub nietypowej sytuacji sprawdź aktualne wyjaśnienia MF i nie odkładaj wysyłki, jeśli system jest już dostępny.
- Czy faktura po wysłaniu offline24 dostanie numer KSeF?
- Tak, jeśli przejdzie walidację systemu. Numer jest nadawany po przyjęciu dokumentu, nie w chwili jego utworzenia offline.
Powiązane artykuły
KSeF dla JDG 2026: terminy, obowiązek i przygotowanie firmy
Harmonogram i zasady KSeF dla JDG: wystawianie od 1 kwietnia 2026 r., odbiór od 1 lutego, okres przejściowy dla najmniejszych firm oraz przygotowanie dostępu i programu.
KSeF 2026: jak wystawić i odebrać fakturę krok po kroku
Praktyczny przewodnik po KSeF w 2026 r.: uwierzytelnienie JDG (token, Profil Zaufany, certyfikat KSeF), struktura FA(3), numer KSeF, data wystawienia oraz tryb offline24 na wypadek braku połączenia.
Certyfikat KSeF typu 1 i 2: różnice, pobranie i ważność
Do czego służy certyfikat KSeF typu 1 i typu 2, jak złożyć wniosek w Aplikacji Podatnika, ile jest ważny oraz dlaczego token trzeba zastąpić przed 2027 r.
Faktura korygująca w KSeF 2026: jak wystawić korektę krok po kroku
Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF, gdy dokument pierwotny jest w systemie albo powstał poza nim, co podać w korekcie i dlaczego nie ma już not korygujących.
KSeF a faktura B2C i kontrahent zagraniczny: PDF oraz kod QR
Czy faktura dla konsumenta trafia do KSeF, jak przekazać dokument klientowi zagranicznemu, kiedy PDF wymaga kodu QR oraz jaka jest data otrzymania faktury.