Faktura za usługę dla firmy z UE, Wielkiej Brytanii lub USA: od umowy do rozliczenia

Najpierw pięć danych z umowy, dopiero później formularz faktury

Klient pisze: „Please send an invoice without VAT”. To nie jest jeszcze podstawa rozliczenia. Przed wystawieniem pierwszej faktury ustal, kto kupuje usługę i do czego ją wykorzystuje. Ten przewodnik dotyczy polskiej JDG świadczącej zwykłe usługi B2B, np. wykonania projektu graficznego albo prac programistycznych, dla przedsiębiorcy działającego za granicą.

Nie stosuj tego schematu automatycznie do sprzedaży towarów, klientów prywatnych, usług związanych z nieruchomościami, wstępu na wydarzenia, transportu, usług restauracyjnych czy krótkoterminowego najmu pojazdów. Dla takich transakcji mogą działać szczególne reguły miejsca opodatkowania.

• Pełna nazwa podmiotu zawierającego umowę i jego adres — nazwa marki albo aplikacji może należeć do innej spółki.
• Kraj siedziby oraz ewentualne stałe miejsce prowadzenia działalności, dla którego faktycznie wykonywana jest usługa.
• Status klienta: nabycie na potrzeby działalności czy prywatnie; właściwy numer podatkowy lub inne potwierdzenie działalności.
• Co konkretnie dostarczasz, za jaki okres, kiedy usługa jest wykonana oraz czy umowa przewiduje zaliczki.
• Kwota, waluta, termin płatności i uzgodniony sposób przekazania dokumentu; dodatkowo osoba kontaktowa do wyjaśnień księgowych.

Art. 28b: gdzie jest klient, który odbiera usługę?

W ogólnej regule B2B miejscem świadczenia jest siedziba usługobiorcy. Jeśli usługa jest świadczona dla jego stałego miejsca prowadzenia działalności w innym kraju, znaczenie ma to miejsce. Dlatego niemiecki adres centrali i polski oddział wymagają sprawdzenia: nie wystarczy wybrać Niemiec z listy w programie.

Podatnik w rozumieniu przepisów o miejscu świadczenia nie oznacza wyłącznie firmy z aktywnym numerem VAT. Liczy się prowadzenie działalności i charakter nabycia. Jednocześnie numer oraz dokumenty są ważnymi dowodami. Brak prawidłowego wyniku VIES trzeba wyjaśnić, a nie przykryć wybraniem „NP”.

Gdy po tej analizie miejsce świadczenia jest poza Polską, nie naliczasz polskiego VAT od tej usługi. Odrębnie ustalasz, czy oraz kto rozlicza podatek w kraju nabywcy. Taką kolejność wskazuje wyjaśnienie Ministerstwa Finansów o miejscu opodatkowania (Miejsce świadczenia (opodatkowania)).

Trzy podobne zlecenia, trzy różne kontrole

Załóżmy hipotetycznie, że ta sama polska JDG tworzy po jednym projekcie strony dla firm w Niemczech, Wielkiej Brytanii i USA. Każdy klient kupuje do działalności, usługa podlega regule art. 28b, a żadne polskie stałe miejsce klienta nie uczestniczy w nabyciu. W przykładzie niemieckim spełnione są warunki informacji VAT-UE; w brytyjskim usługobiorca rozlicza reverse charge zgodnie z regułą HMRC dla usług B2B.

VIES: wynik nieważny nie jest tym samym co awaria

Sprawdzaj numer unijnego klienta w oficjalnym VIES (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). Zachowaj datę, numer i wynik weryfikacji, a także zwróconą nazwę lub potwierdzenie jej zgodności, jeśli jest dostępne. To praktyczny element dokumentacji pierwszego zlecenia.

„Invalid” może oznaczać m.in. nieistniejący numer, brak aktywacji do transakcji unijnych albo niezakończoną rejestrację. Sprawdź literówkę i prefiks, poproś klienta o wyjaśnienie oraz potwierdzenie właściwej administracji. Gdy system zgłasza niedostępność, zachowaj komunikat i ponów sprawdzenie później — nie zapisuj awarii jako pozytywnej ani negatywnej weryfikacji numeru.

Artykuł 18 rozporządzenia 282/2011 przewiduje także sytuację, gdy klient z UE złożył wniosek o numer, ale jeszcze go nie otrzymał: potrzebne są inne dowody statusu oraz rozsądna weryfikacja danych. To nie jest ogólne zwolnienie z kontroli dla każdej firmy bez numeru. Przy niejasnym statusie wyjaśnij sposób opodatkowania i raportowania przed wystawieniem dokumentu.

Wzór prośby o dane do pierwszej faktury

Wersja polska do uzgodnień: „Proszę o potwierdzenie pełnej nazwy i adresu podmiotu kupującego usługę, kraju oraz miejsca prowadzenia działalności, które ją odbiera, a także właściwego numeru podatkowego/VAT. Dla firmy z UE proszę o potwierdzenie aktywacji numeru do transakcji unijnych lub informację o trwającej rejestracji. Proszę również potwierdzić zakup do działalności, okres usługi, walutę faktury i adres e-mail do rozliczeń”.

Możesz wysłać klientowi poniższą autorską listę po angielsku: „Please confirm the legal name and registered address of the business purchasing the service, the country and establishment receiving it, and your tax/VAT identification number. For an EU business, please confirm that the VAT number is activated for intra-EU transactions, or let us know if registration is pending. Please also confirm that the service is purchased for business use, the agreed service period, invoice currency and billing email address.”

Odpowiedź zachowaj z umową. Jeśli klient podaje dane innej spółki niż ta, która podpisała zamówienie, wyjaśnij zmianę przed fakturowaniem. Sama wiadomość nie zastępuje sprawdzenia numeru ani analizy rzeczywistego odbiorcy.

„NP”, „0%” i „zw.” opisują różne sytuacje

„NP” to używany przez programy opis czynności niepodlegającej polskiemu VAT, a nie kolejna stawka podatku. Stawka 0% oznacza transakcję opodatkowaną zerową stawką. „Zw.” oznacza zwolnienie. W opisanym przypadku art. 28b powodem braku polskiego podatku jest miejsce świadczenia za granicą, nawet gdy Twoja krajowa sprzedaż korzysta ze zwolnienia.

Przy transakcji, dla której nabywca ma obowiązek rozliczyć podatek od wartości dodanej lub podatek o podobnym charakterze, art. 106e ust. 1 pkt 18 wymaga wyrazów „odwrotne obciążenie”. Możesz obok dodać angielskie „reverse charge”. Dla USA nie wnioskuj o tym obowiązku wyłącznie z zagranicznego adresu — krajowe art. 28b ustala miejsce, a nie treść przepisów podatkowych każdego stanu.

Ustal te oznaczenia przed wysyłką do KSeF. Jeżeli program pokazuje kilka odmian „NP”, sprawdź jego opis dla usług unijnych i usług poza UE. Jedno ogólne ustawienie „faktura zagraniczna” nie zastępuje kwalifikacji.

Wzór danych: projekt dla niemieckiej firmy za 1 200 EUR

To przykład redakcyjny, nie gotowa faktura do wysłania. Zakładamy jednorazowy projekt wykonany 30 września 2026 r., brak zaliczki, cenę 1 200 EUR i wystawienie dokumentu w tym samym dniu. W miejsca w nawiasach wpisujesz rzeczywiste, sprawdzone dane; nie generujemy przykładowych numerów podatkowych mogących należeć do istniejących firm.

• Dla klienta brytyjskiego zmieniasz dane i identyfikację oraz pomijasz informację VAT-UE; sprawdzasz przesłanki reverse charge według HMRC.
• Dla klienta z USA zmieniasz dane i kraj oraz weryfikujesz zasadność adnotacji o odwrotnym obciążeniu. Art. 106e ust. 5 pkt 2 pozwala przy świadczeniu w państwie trzecim pominąć numer podatkowy nabywcy i wskazane dane o stawce oraz podatku; nie wpisuj w ich miejsce zmyślonego numeru.
• Dla klienta prywatnego lub usługi dotyczącej nieruchomości zatrzymaj ten schemat i najpierw ustal odrębne reguły miejsca świadczenia.

KSeF oraz PDF dla klienta to dwa kroki tego samego dokumentu

Zagraniczny nabywca nie zwalnia automatycznie polskiego wystawcy z KSeF. Sprawdź, czy dana faktura jest objęta Twoim obowiązkiem, z uwzględnieniem przepisów przejściowych. Jeśli tak, wystaw ją w wymaganym trybie, a klientowi przekaż dokument w uzgodniony sposób.

Po nadaniu numeru KSeF możesz przekazać wizualizację PDF z kodem QR i numerem KSeF. Nie twórz niezależnej „drugiej faktury” z innym numerem lub kwotą tylko dla zagranicznej księgowości. Językowa wersja danych powinna opisywać tę samą transakcję.

Udostępnienie faktury offline przed jej przesłaniem wymaga innego oznaczenia, w tym odpowiednich dwóch kodów. Szczegóły zawiera instrukcja offline24 (KSeF offline24 i kody QR: jak wystawić oraz wysłać fakturę), a pełną ścieżkę odbioru opisuje poradnik KSeF dla kontrahenta zagranicznego (KSeF a faktura B2C i kontrahent zagraniczny: PDF oraz kod QR).

Waluta: oddziel kwotę dla klienta od przeliczenia podatkowego

Cena 1 200 EUR i przelew w euro nie oznaczają, że ewidencję podatkową prowadzisz w euro. Przekaż do rozliczenia datę wykonania, datę wystawienia, okres rozliczeniowy i informacje o wcześniejszych płatnościach. Księgowanie podatku dochodowego oraz informacji VAT nie zawsze korzysta z tej samej daty.

Nie stosuj automatycznie kursu z dnia przelewu ani zasady „zawsze dzień przed fakturą”. Dla VAT art. 31a przewiduje m.in. ogólną regułę dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy oraz wyjątek dla faktury wystawionej wcześniej. Istnieją również dopuszczone ustawą inne metody. Najpierw ustal właściwą datę i metodę, a dopiero potem pobierz kurs.

Po ustaleniu daty możesz skorzystać z wyszukiwarki kursu NBP (Znajdź kurs NBP do przeliczenia). Zachowaj numer tabeli i zastosowany kurs. Opłaty banku, różnice kursowe i ewentualne potrącenia zagraniczne rozliczasz osobno; nie zmieniaj z ich powodu wstecz ceny usługi na fakturze.

Dokumentacja, która pozwala odtworzyć rozliczenie

Przy pierwszym zleceniu utwórz jeden komplet dokumentów: zamówienie lub umowę, dane nabywcy i dowody jego statusu, wynik VIES, potwierdzenie wykonania, fakturę oraz dowód przekazania klientowi. Przy KSeF dołącz identyfikator dokumentu. Po zapłacie dodaj potwierdzenie płatności i informację o potrąconych opłatach.

Dla przykładowego projektu niemieckiego umowa wyjaśnia cenę 1 200 EUR, odbiór projektu potwierdza datę wykonania, dane firmy i VIES wspierają identyfikację nabywcy, a faktura oraz tabela kursu pozwalają odtworzyć zapis podatkowy. Żaden pojedynczy z tych elementów nie opowiada całej historii.

Na koniec przekaż księgowości informację, czy jest to sprzedaż unijna spełniająca art. 100 ust. 1 pkt 4, czy sprzedaż poza UE. Rejestrację i model miesiąca z importem oraz sprzedażą usług znajdziesz w przewodniku VAT-UE przy zwolnieniu z VAT (VAT-UE przy zwolnieniu z VAT: rejestracja i miesięczne rozliczenie usług).