Certyfikat KSeF typu 1 i 2: różnice, pobranie i ważność

Dwa certyfikaty, dwa różne zadania

Nazwa „certyfikat KSeF” obejmuje dwa osobne narzędzia. Wybór nie polega na wskazaniu lepszego typu — potrzebny typ wynika z czynności, którą chcesz wykonać. Firma korzystająca zarówno z integracji programu z KSeF, jak i z offline24, może potrzebować obu.

Certyfikat typu 1 — uwierzytelnienie

Typ 1 jest metodą uwierzytelniania w KSeF w sesji interaktywnej i wsadowej. System bierze pod uwagę uprawnienia powiązane z identyfikatorem NIP lub PESEL zapisanym na certyfikacie oraz powiązanie tych identyfikatorów.

Ważne rozróżnienie: w Aplikacji Podatnika KSeF można złożyć wniosek o certyfikat i go pobrać, ale według informacji MF nie można uwierzytelnić się tym certyfikatem bezpośrednio w samej Aplikacji Podatnika. Funkcję musi obsługiwać program komercyjny zintegrowany z API KSeF.

Certyfikat typu 2 — faktury offline

Typ 2 nie zastępuje typu 1. Służy do oznaczenia faktury wystawionej w trybie offline kodem QR, który pozwala sprawdzić tożsamość wystawcy. Dotyczy offline24, niedostępności systemu i awarii KSeF.

Jeżeli fakturę offline przekazujesz wskazanemu w ustawie nabywcy poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu, wizualizacja zawiera dwa kody: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Drugi wymaga właśnie certyfikatu typu 2.

Jak uzyskać certyfikat KSeF krok po kroku

• Uwierzytelnij się w KSeF jako podatnik albo osoba posiadająca odpowiednie uprawnienie, np. Podpisem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.
• W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 przejdź do funkcji wnioskowania o certyfikat.
• Wybierz właściwy typ certyfikatu. Jeżeli potrzebujesz obu zastosowań, złóż dwa oddzielne wnioski.
• Sprawdź dane identyfikujące osobę lub podmiot oraz wskaż datę rozpoczęcia ważności, jeżeli system o nią pyta.
• Po przetworzeniu wniosku pobierz certyfikat i przekaż go wyłącznie do zatwierdzonego programu lub bezpiecznego repozytorium firmy.
• Skonfiguruj certyfikat w programie zgodnie z instrukcją jego dostawcy i wykonaj kontrolowany test.

Ważność, odnowienie i wycofanie

Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata. Data może być liczona od wytworzenia albo od wskazanej daty początkowej. Nie zakładaj więc, że raz pobrany plik będzie działał bezterminowo.

Wpisz termin wygaśnięcia do kalendarza firmowego z odpowiednim wyprzedzeniem. Przy zmianie programu, biura rachunkowego lub osoby odpowiedzialnej sprawdź, gdzie znajdują się kopie certyfikatu i czy nie trzeba wycofać starego dostępu oraz wygenerować nowego.

Certyfikat a token KSeF

W 2026 r. token i certyfikat mogą działać równolegle, ale nie są funkcjonalnie tym samym. Token zawiera deklarowane przy generowaniu uprawnienia, natomiast certyfikat jest środkiem uwierzytelnienia, a system sprawdza aktualne uprawnienia powiązane z identyfikatorem.

Od 1 stycznia 2027 r. MF przewiduje wyłącznie certyfikaty KSeF. Jeżeli program nadal korzysta z tokenu, migrację zaplanuj przed końcem 2026 r., a nie w dniu wyłączenia starej metody.

Bezpieczne zarządzanie w małej firmie

• Nie przesyłaj certyfikatu ani danych umożliwiających jego użycie zwykłym e-mailem lub komunikatorem.
• Ogranicz dostęp do osób i systemów, które faktycznie wystawiają faktury.
• Prowadź rejestr: typ certyfikatu, właściciel, urządzenie lub program, data początku i końca ważności.
• Ustal procedurę na wypadek utraty pliku, podejrzenia przejęcia albo zakończenia współpracy z księgowym.
• Przetestuj offline24 przed awarią internetu, łącznie z wygenerowaniem obu kodów QR.