Faktura korygująca w KSeF 2026: jak wystawić korektę krok po kroku

Kiedy wystawić fakturę korygującą w KSeF

Korekta jest potrzebna, gdy po wystawieniu faktury zmienia się cena, podstawa opodatkowania lub kwota podatku, następuje zwrot towaru albo zaliczki, udzielasz rabatu bądź stwierdzasz pomyłkę w danych dokumentu. KSeF zmienia kanał wystawienia, ale nie usuwa obowiązku ustalenia przyczyny i skutku korekty.

Nie edytujesz przyjętej faktury w KSeF i nie wysyłasz jej ponownie z poprawioną treścią. Wystawiasz osobny dokument korygujący powiązany z fakturą pierwotną.

Faktura pierwotna w KSeF albo poza KSeF

Faktura korygująca w KSeF krok po kroku

• Odszukaj fakturę pierwotną i sprawdź jej numer własny, datę wystawienia oraz numer KSeF, jeśli został nadany.
• Ustal przyczynę korekty i dane przed zmianą oraz po zmianie. Nie koryguj dokumentu bez potwierdzenia zdarzenia gospodarczego.
• W programie wybierz fakturę korygującą zgodną ze strukturą FA(3) i powiąż ją z dokumentem pierwotnym.
• Wprowadź poprawne wartości lub dane, sprawdź podsumowanie i wyślij korektę do KSeF.
• Potwierdź, że system przyjął dokument i nadał mu numer KSeF. Odrzucony plik nie jest fakturą ustrukturyzowaną.
• Przekaż korektę poza systemem tylko wtedy, gdy rodzaj nabywcy wymaga uzgodnionego sposobu doręczenia, np. przy kliencie zagranicznym lub konsumencie.

Nota korygująca została zlikwidowana

Od 1 lutego 2026 r. nabywca nie może wystawić noty korygującej — ani w KSeF, ani poza nim. Dotyczy to również pomyłek, które wcześniej często poprawiano notą, np. części danych nabywcy.

Praktyczna ścieżka jest więc jedna: nabywca zgłasza błąd sprzedawcy, a sprzedawca analizuje dokument i wystawia fakturę korygującą. W firmie warto ustalić adres lub formularz do takich zgłoszeń, aby korekty nie ginęły w korespondencji.

Korekta do zera i potwierdzenie odbioru

Korektę do zera wystawia się między innymi przy całkowitym zwrocie lub gdy faktura nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży na rzecz wskazanego nabywcy. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że przy ustrukturyzowanej korekcie do zera sprzedawca nie musi posiadać potwierdzenia odbioru przez nabywcę, ponieważ dokument trafia do niego w KSeF.

Moment rozliczenia konkretnej korekty w VAT i podatku dochodowym zależy jednak od jej przyczyny oraz okoliczności. KSeF potwierdza obieg dokumentu, ale nie rozstrzyga automatycznie, w którym okresie księgowym ująć każdą korektę.

Faktura korygująca w trybie offline24

Korektę można wystawić także w offline24. Należy ją przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po wystawieniu.

Jeżeli korygujesz fakturę pierwotną wystawioną w offline24, najpierw wyślij dokument pierwotny i poczekaj na jego numer KSeF. Dopiero potem utwórz fakturę korygującą. Zapobiega to korekcie dokumentu, którego system jeszcze nie potrafi jednoznacznie zidentyfikować.

Checklista przed wysłaniem korekty

• Czy wybrano właściwą fakturę pierwotną i właściwego nabywcę?
• Czy podano numer KSeF dokumentu pierwotnego, jeśli taki numer istnieje?
• Czy wartości przed i po korekcie oraz przyczyna zmiany są spójne?
• Czy korekta nie jest próbą ponownego wystawienia tej samej faktury?
• Czy program zwrócił numer KSeF i status przyjęcia korekty?
• Czy korekta została przekazana poza systemem, gdy nabywca nie odbiera jej w KSeF?