Faktura odrzucona w KSeF: online, offline i bezpieczne ponowienie wysyłki

Zabezpiecz status przed kolejnym kliknięciem

Zapisz czas wysyłki, identyfikator sesji lub żądania, komunikat i tryb wystawienia. Następnie sprawdź wynik po stronie KSeF, nie tylko ikonę w lokalnym programie. Własny numer faktury, identyfikator sesji i numer KSeF są różnymi identyfikatorami.

Jeżeli program stracił połączenie po wysłaniu pliku, wynik jest nieznany do czasu sprawdzenia. Ponowienie na ślepo może utrudnić uzgodnienie dokumentów. Nie usuwaj oryginalnego XML ani dziennika wysyłki, zanim nie ustalisz, co system przyjął.

Wybierz jeden z czterech przypadków

Online: popraw przyczynę, nie tylko numer dokumentu

Do typowych obszarów kontroli należą zgodność ze strukturą FA(3), wymagane pola oraz uprawnienie do działania w kontekście właściwego podatnika. O tym, co poprawić, rozstrzyga konkretny komunikat i dokumentacja danej wersji systemu. Nie publikujemy fikcyjnej tabeli kodów błędów ani nie zakładamy, że KSeF sprawdza każdą rachunkową i podatkową poprawność faktury.

Jeśli błąd dotyczy uprawnień, zmiana ceny lub numeru faktury go nie rozwiąże. Jeśli dotyczy struktury, sprawdź wersję eksportu XML w programie. Po przyjęciu zachowaj numer KSeF i potwierdzenie; przekaż księgowości informację o pierwotnym odrzuceniu, jeżeli miało wpływ na termin.

Szczególnie uważaj na ponowienie po północy: data P_1 wcześniejsza niż dzień przesłania może oznaczać tryb offline24 według reguł ustawy. Nie zakładaj, że późniejsza wysyłka zawsze pozostaje tym samym przypadkiem online.

Offline: korekta techniczna nie jest fakturą korygującą cenę

MF opisuje korektę techniczną, gdy XML faktury wystawionej offline został odrzucony, w szczególności z powodu niezgodności ze strukturą. Poprawiony plik przekazuje się wraz z hashem pierwotnego błędnego XML. To pozwala zachować powiązanie z wcześniejszym kodem lub linkiem weryfikacyjnym. Dokumentacja wskazuje wysyłkę interaktywną dla tej procedury.

Nie jest to sposób na ciche zastąpienie uzgodnionej kwoty lub nabywcy w już wystawionej fakturze. Jeśli problem jest merytoryczny, ustal z księgowością właściwą korektę i kolejność dokumentów. Zachowaj oryginalny plik; bez niego odtworzenie powiązania może być trudne.

Odrzucenie nie daje automatycznego nowego terminu na dosłanie offline. Sprawdź termin właściwy dla offline24, ogłoszonej niedostępności albo awarii. Opis rozróżnień: KSeF offline24 i kody QR: jak wystawić oraz wysłać fakturę.

Karta incydentu do programu lub księgowości

Treść zgłoszenia: „Proszę o ustalenie, czy ta wysyłka została odrzucona czy przyjęta, oraz wskazanie procedury dla trybu […]. Oryginalny XML zachowałem. Nie utworzyłem nowej faktury na tę samą sprzedaż”. Przekazuj dokument tylko uprawnionej obsłudze bezpiecznym kanałem; nie wysyłaj hasła, tokenu ani prywatnego klucza certyfikatu.

Incydent zamykasz dopiero po połączeniu właściwego dokumentu z jego wynikiem w KSeF i uzgodnieniu zapisu w księgowości. Samo zniknięcie czerwonej ikony w programie nie jest pełnym śladem kontroli.

• Środowisko: produkcyjne/testowe; nazwa i wersja aplikacji: […].
• Tryb wystawienia: […]; data P_1: […]; data i czas wysyłki: […].
• Numer własny faktury: […]; identyfikator sesji/wysyłki: […]; numer KSeF, jeżeli nadano: […].
• Dokładny status i komunikat: […]; czy wynik sprawdzono bezpośrednio w KSeF: […].
• Czy dokument przekazano odbiorcy poza systemem i kiedy: […]; podjęte próby naprawy: […].