Numer KSeF w przelewie od 2027: zwykła płatność, MPP i kilka faktur

Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.

Na dzień aktualizacji tego poradnika obowiązek jest jeszcze przyszły. Dotyczy m.in. nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę ustrukturyzowaną albo objętą wskazanymi trybami offline, przelewem lub innym instrumentem umożliwiającym podanie tytułu transferu. MF osobno opisuje MPP — to nie jedyny przypadek.

Zasady obejmują także płatność przez podmiot trzeci, a przy poleceniu zapłaty obowiązek po stronie wystawcy. Gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT, nie przenoś automatycznie reguły dla dwóch czynnych podatników tylko dlatego, że faktura ma numer KSeF. Obowiązek wystawiania w KSeF i obowiązek identyfikowania płatności to różne testy.

Tabela decyzji dla płatności

Przykład: dwie faktury opłacone, trzecia czeka

Przykład organizacyjny: masz trzy faktury jednego dostawcy: A na 1 000 zł, B na 2 000 zł i C na 500 zł. Płacisz na razie tylko A i B. Lista do identyfikatora musi odpowiadać A i B, a suma planowanej płatności wynosi 3 000 zł, jeśli nie ma wcześniejszych wpłat, korekt ani innych potrąceń. C pozostaje poza tą paczką.

W rejestrze płatności zachowaj cztery powiązania: własny numer dostawcy → numer KSeF → identyfikator zbiorczy → potwierdzenie przelewu. Sam identyfikator nie dowodzi, że zapłacono pełną wartość każdej faktury. Nadal potrzebujesz kwoty i informacji o częściowych rozliczeniach.

Co przetestować w programie i banku jeszcze w 2026

To plan testów procesu, nie twierdzenie, że każda aplikacja już obsługuje te funkcje. Poproś dostawcę o opis bieżącej wersji i test w środowisku nieprodukcyjnym, zanim zmienisz produkcyjne szablony płatności.

• Czy import zakupów zachowuje numer KSeF jako odrębne pole, a eksport przelewów go nie ucina?
• Czy numer widoczny w programie zgadza się z dokumentem pobranym z KSeF i potwierdzeniem przyjęcia?
• Czy można wygenerować oraz odtworzyć listę faktur identyfikatora zbiorczego?
• Czy paczka kilku dostawców jest rozdzielana zgodnie z właściwymi dokumentami, a nie traktowana jako jeden dowolny zbiór?
• Czy poprawnie działa osobno zwykły przelew, MPP, płatność częściowa i płatność zlecona przez pełnomocnika?
• Czy osoba zatwierdzająca przelew widzi kwotę, rachunek, odbiorcę i numery dokumentów przed autoryzacją?

Offline i awaria: nie wymyślaj zastępczego numeru

MF wskazuje wyjątek dla faktur offline24 lub wystawionych przy niedostępności, które nie zostały wprowadzone do systemu z powodu ogłoszonej awarii. Nie jest to ogólna zgoda, aby brak pobrania numeru z własnego programu opisywać jako awarię KSeF.

Jeśli numeru brakuje, ustal tryb wystawienia, status i komunikat o awarii. Nie wstawiaj fikcyjnego ciągu ani numeru innej faktury. Problem odrzucenia opisujemy w Faktura odrzucona w KSeF: online, offline i bezpieczne ponowienie wysyłki; sposób działania offline w KSeF offline24 i kody QR: jak wystawić oraz wysłać fakturę.

Numer KSeF nie zastępuje sprawdzenia rachunku na białej liście ani analizy obowiązkowego MPP. To dodatkowa informacja identyfikująca dokument, nie potwierdzenie bezpieczeństwa całej transakcji.